A nivel municipal, dependiendo del tamaño de la municipalidad, suele haber un departamento u oficina de educación responsable de regular la educación. El tamaño de las municipalidades varía mucho, desde la capital finlandesa de Helsinki (657.674 habitantes, aproximadamente 50.000 estudiantes de educación básica) hasta el pequeño pueblo de Luhanka (699 habitantes, aproximadamente 100 estudiantes de educación básica). Los departamentos de educación también cuentan con personal responsable del uso de las TIC en la educación. Estos departamentos colaboran de manera estrecha con otros departamentos, como el de informática, que gestiona el ecosistema y la infraestructura informática del municipio. En muchas de las municipalidades, estos dos departamentos son los responsables de los servicios informáticos que se utilizan en los centros educativos. También son responsables de la formación continua y del pilotaje de nuevas prácticas.

Las municipalidades finlandesas ofrecen buenos servicios informáticos. En la actualidad, rara vez hay que acudir personalmente a un centro de asistencia, reservar hora para un dentista o renovar el préstamo de un libro de la biblioteca. Esta cultura de la fluidez en las infraestructuras informáticas existe desde los años 90, y quizá esté relacionada con el hecho de que Finlandia es bastante rural y la digitalización supuso una solución para ofrecer un acceso igualitario a los servicios y al conocimiento para todo el mundo.

Sucede algo parecido con los centros educativos: los servicios informáticos se ofrecen a todas las partes interesadas en la educación. Por ejemplo, hay un sistema de gestión de estudiantes llamado Wilma, que es un programa informático en línea y también una aplicación para presentar una interfaz sencilla para que las familias interactúen con el centro educativo, obtengan información sobre el progreso del aprendizaje del alumnado y lean los mensajes diarios importantes. También presenta una interfaz diferente para el profesorado, que lo utiliza para registrar calificaciones, redactar certificados e introducir datos administrativos como el absentismo del alumnado.

Como los centros educativos representan a la ciudad y a la autoridad pública, normalmente no pueden tomar decisiones de compra sin una licitación pública para vendedores y proveedores. Así se garantiza una competencia leal entre los proveedores y que la oferta cumpla determinados criterios. El proceso es transparente, por lo aque se evitan riesgos de mal uso o corrupción. En la mayoría de las municipalidades, antes de comprar una tecnología educativa, el centro educativo debe consultar primero a su departamento de educación.

Hay que tener en cuenta que muchas municipalidades tienen sus propios procesos de implementación de tecnología que pueden diferir de lo que se presenta aquí. Sin embargo, todas las municipalidades deben garantizar que las compras se efectúen de conformidad con la ley y que el proceso sea justo y transparente (por ejemplo, la educación).

Anteriormente, las municipalidades compraban tecnología educativa mediante un proceso menos participativo. Sin el punto de vista del profesorado, esto podría haber llevado a que las compras se basaran más en las capacidades técnicas y no en los aspectos pedagógicos.

Sin embargo, pronto se comprobó que cuando el profesorado no contribuye a la decisión de la tecnología que se adquiere, es menos probable que utilice esas nuevas herramientas. ¿Cómo implicar a docentes y estudiantes en la toma de decisiones, que son los que mejor saben utilizar la tecnología en el aula?

Una forma de hacerlo puede ser recopilar datos del profesorado (por ejemplo, mediante encuestas). El director del centro educativo puede ayudar a recopilar estos datos, que pueden utilizarse para efectuar un análisis temático rápido para el departamento de educación de la municipalidad. La municipalidad también puede tomar decisiones a partir de los datos recogidos del profesorado tutor. En Finlandia, los centros educativos cuentan con un docente tutor en cada centro, que es responsable del desarrollo pedagógico del centro y cuenta con una buena información sobre tecnologías educativas. Por supuesto, el departamento de educación también consulta al departamento informático de la municipalidad, ya que los nuevos programas y dispositivos deben adaptarse a la infraestructura informática de la municipalidad.

Hay muchas formas de implicar a docentes y estudiantes en la toma de decisiones sobre la compra de tecnología educativa. Sin embargo, sería conveniente estandarizar este proceso y conseguir que todas las partes interesadas, docentes, estudiantes y proveedores, participen de lleno en este proceso.

La ciudad de Helsinki ha adoptado una forma interesante que implica tanto a docentes como a estudiantes en la selección y compra de nueva tecnología educativa, pero siempre de acuerdo con la ley. Desde que Helsinki introdujo este nuevo proceso, muchas otras grandes ciudades también han adoptado un proceso similar. La idea principal es crear una lista de desafíos definida por paneles de docentes.

Por ejemplo, algunos docentes de un centro educativo pueden informar de que necesitan una solución digital para facilitar la evaluación formativa. A estos docentes se les pide entonces que definan algunos criterios. Por ejemplo, que los productos incluyan un sistema de análisis del aprendizaje informativo para el profesorado, una interfaz de usuario interesante, que sea compatible con cualquier dispositivo, etc. A continuación, el departamento de educación redacta un aviso oficial o «Convocatoria de ideas» dirigida a los proveedores, a las empresas de nueva creación y a las más institucionalizadas para que aporten soluciones que cumplan estos criterios.

Tras la convocatoria oficial, los proveedores presentan al panel de docentes sus ideas y sus productos en forma de esquemas de página y versiones beta. A continuación, el grupo selecciona el vendedor o vendedores que se encargarán de seguir creando su producto junto con los centros educativos. En esta fase piloto, el profesorado y el alumnado pueden participar en distintos procesos de desarrollo del producto, para asegurar así que todo lo que el proveedor diseña y codifica responde realmente a las necesidades del usuario final, es decir, a las necesidades del alumnado y del profesorado.

En resumen, cuando los vendedores incluyen a los usuarios finales (por ejemplo, docentes y estudiantes) en el desarrollo del producto desde una fase temprana, más docentes y estudiantes lo utilizarán.

Los centros educativos finlandeses lograron impartir la docencia en unas circunstancias difíciles a causa de la COVID-19. Como las municipalidades habían invertido en la digitalización, los centros educativos disponían de suficientes entornos digitales de aprendizaje antes de la COVID-19. Uno de estos entornos digitales de aprendizaje era ViLLE que docentes y estudiantes utilizaban de forma generalizada para el aprendizaje a distancia y que ofrecía oportunidades para la evaluación formativa con la ayuda de esta herramienta digital.

ViLLE es una plataforma de aprendizaje digital que se utiliza para crear tareas adaptativas de aprendizaje en forma de juegos digitales y para establecer una retroalimentación automatizada. Esta plataforma alcanzó una gran popularidad durante la primavera de 2020, cuando la COVID-19 golpeó con fuerza al sector educativo, obligando a los centros educativos a adoptar métodos de aprendizaje a distancia.

El profesorado puede empezar a utilizar ViLLE en el llamado modo sandbox, donde puede probar diferentes funciones y comprobar el funcionamiento del material didáctico en ViLLE. Tras las pruebas iniciales, el profesorado puede crear una clase virtual, invitar al alumnado a unirse a la clase y crear tareas de aprendizaje para el alumnado. El profesorado también puede utilizar material didáctico ya creado por otros usuarios de ViLLE para matemáticas, programación, finés e inglés.

Probar un nuevo programa informático para el aprendizaje puede ofrecer al usuario final una visión general del funcionamiento del entorno. Sin embargo, introducir una nueva tecnología educativa y conseguir que el profesorado la utilice a diario requiere una formación en profundidad. También hay que asegurarse de que el profesorado se sienta implicado y que se tengan en cuenta sus preguntas e inquietudes sobre el uso de la tecnología. Por este motivo, se ofrece formación a al profesorado, ya que no todos están familiarizados con los entornos de aprendizaje adaptativos ni saben cómo crear clases virtuales o cómo llevar a cabo una evaluación formativa digital. En el caso de ViLLE, la empresa finlandesa Eduten o docentes locales con licencia para formar a otros en el uso del sistema ViLLE son los encargados de ofrecer la formación al profesorado.

Durante la pandemia de COVID-19, se ha probado ViLLE de manera exhaustiva en los centros de enseñanza general finlandeses para proporcionar a docentes y estudiantes los materiales de aprendizaje a distancia necesarios. Durante la pandemia, el equipo de ViLLE también impartió formación a través de videoconferencias para proporcionar a al profesorado la información necesaria de forma segura.

El número de usuarios de ViLLE y de tareas completadas en la plataforma de aprendizaje ViLLE se cuadruplicó durante la pandemia en la primavera de 2020. Durante el periodo de enseñanza a distancia, algunos docentes utilizaron ViLLE tanto para entregar el material de aprendizaje como para llevar a cabo la evaluación formativa. El profesorado mostró especial interés en recibir información más precisa sobre el aprendizaje del alumnado y en adaptar el nivel de dificultad de los ejercicios en ViLLE para que se ajustaran al nivel de habilidad del alumnado.

Los estudios mostraron que los centros educativos finlandeses ya habían adoptado Microsoft Office 365 y/o Google G Suite que, junto con el sistema de administración de estudiantes Wilma proporcionaban todos los entornos de aprendizaje digitales, videoconferencias y herramientas de portafolio digital necesarios. Además, los centros educativos emplearon ViLLE para entregar material didáctico digital al alumnado, y eso, a su vez, proporcionó al profesorado capacidades de evaluación formativa. Durante la pandemia de COVID-19, el profesorado de Finlandia, pero también el de muchos otros países europeos, ha señalado la dificultad sistemática de llevar a cabo la evaluación en la enseñanza a distancia. En Finlandia, el profesorado recurrió a herramientas de juegos educativos digitales como ViLLE para solucionar este problema.